| 姓名 | 手機 | 來源 | 預產期 | 參觀日 | 狀態 | 最後聯絡 |
|---|
漏斗總覽
用 LINE 登入，不需要記密碼
我們會傳一條專屬連結給您。用手機開啟後點一次「用 LINE 綁定」，之後每次開啟系統直接按 LINE 登入 就好。
1第一次設定
- 用手機打開我們傳給您的綁定連結
- 點「用 LINE 綁定」，依 LINE 的指示授權
- 看到系統畫面就完成了。這條連結只能用一次
iPhone：分享 → 加入主畫面 Android：選單 → 加到主畫面
2畫面在哪裡
3三個常用的小地方
| 重新整理 | 右下角（手機在左下）的圓形按鈕，只重載目前這一頁的資料 |
| 切換月份 | 日誌、床表、佔床、滿意度、獎金都可以看以前或未來的月份 |
| 畫面上的淡字 | 是防止外流的浮水印，正常現象，列印時也會帶上 |
一天的動線
早上先看「日誌」，接到電話就去「客戶總覽」。這兩頁就涵蓋日常的八成。
早上：日誌
這一頁就是今天的全部。
隨時：今日待追蹤
在「客戶總覽」的最上方。系統會依照每位客戶的狀態自動安排追蹤日：
| 剛建檔 | 當天就要聯絡 |
| 約好參觀 | 參觀前一天提醒 |
| 考慮中 | 兩天後再追 |
跟著這份清單做，就不會有人被漏掉。聯絡完更新狀態，系統會自動排下一次。
從詢問到出住
每位客戶都有一個「狀態」，代表她走到哪一步。更新狀態是最重要的動作——所有的報表、床位、獎金都跟著它跑。
狀態的流程
新增一位客戶
- 「客戶總覽」右上角按 ＋新增
- 只有姓名是必填。有分館的機構要選分館
- 電話、來源、預產期可以之後再補
客戶詳情頁
點客戶名字進入，上方有四個分頁：
| 概覽 | 基本資料、需求、下一步。已簽約的會顯示入住退房、合約總額與收款狀態 |
| 訂單 | 生產與方案、金額付款、合約、訂單異動 |
| 滿意度 | 她填的問卷結果，以及複製個人化問卷連結 |
| 歷程 | 所有紀錄：狀態變化、每通電話、換房、客訴、問卷 |
記錄每一次聯絡
在「歷程」分頁可以新增聯絡紀錄，選分類（來電、LINE、參觀…）並寫下重點。
這些紀錄會照時間排在歷程裡，交接時對方一看就知道發生過什麼。
床位表與換房
床位表是整月的房間使用狀況。要換房可以提前排定，不必等到當天才改房號。
看懂床位表
滑鼠移到色條上會顯示是誰、住哪幾天。點一下可以直接跳到那位客戶。
預先排定換房
- 客戶詳情頁 →「訂單」分頁
- 「入住日」欄位右上角點「預排換房」
- 填哪一天開始換、換到哪一間
排定後床位表會自動分成兩段顯示：換房前在舊房、換房後在新房。可以提前好幾天排定，方便先看整體床況。
房號與分館
有分館的機構，每一館的房號是分開管理的。選擇房號時只會看到該館的房間。
如果客戶的分館改了、但房號還是舊館的，詳情頁上方會出現提醒——因為那會讓床位表與佔床率對不上。
退訂、縮短、延長
客戶的計畫有變時，用「記錄異動」處理。系統會自動連動床位、佔床與業績，並留下紀錄。
怎麼操作
- 客戶詳情頁 →「訂單」分頁
- 最上方「訂單異動」區塊，點「記錄異動」
- 選擇類型，填生效日與新的數字
| 退訂 | 填生效日與退訂金額 |
| 縮短天數 | 填新的退房日（比原本早） |
| 延長天數 | 填新的退房日（比原本晚） |
系統會幫您注意的事
- 延長天數 會先檢查那間房後面有沒有人，有的話告訴您是誰
- 縮短到今天以前 會提醒這會回溯修改歷史佔床
- 退訂且定金已收 自動在交接板建立「待退定金」提醒
- 還沒入住就退訂 狀態自動改為已流失
- 退房日早於入住日 直接擋下不給存，避免填反
改成「已出住」時
如果退房日還沒到就先改成已出住，系統會問您要不要把退房日改成今天，並提醒入住天數變了、總金額可能需要調整。
問卷與客訴
出住時把問卷連結給媽媽。收回來的結果會自動掛到她的檔案，並整理成各部門的表現。
發問卷給媽媽
「滿意」頁的三個分頁
| 總覽 | 各部門（護理、客服、房務、餐點…）的平均分數、需要注意的項目、媽媽寫的評語 |
| 客訴處理 | 一般與重大客訴、處理進度、賠償紀錄 |
| 回收追蹤 | 誰填了、誰還沒填、誰填到一半。可以複製連結再催一次 |
客訴處理
問卷裡如果有人反映服務態度，那則下方會有「升級為客訴」按鈕，可以直接建立。也可以在客訴分頁手動新增。
| 一般客訴 | 記錄事由與處理過程，可多次補充 |
| 重大客訴 | 四階段進度追蹤，可列印異常單給客戶簽名 |
賠償
客訴卡片上點「賠償」，三種可以複選：
| 贈品 | 純文字記錄，不動訂單 |
| 加贈天數 | 退房日往後延，連動床位表與佔床 |
| 減免房費 | 總金額扣減，連動尾款與業績 |
填完先按「預覽影響」，確認變動後才真正套用。加贈天數若會撞到後面的房客，會明確告訴您是誰。
床表、佔床、獎金
這幾頁的數字都跟著客戶狀態自動更新，不需要另外維護。
佔床分析
- 本月佔床率 已售床日 ÷ 可用床日，並與上月比較
- 未來 7 個月 點柱狀圖可以切換到那個月
- 各房型空床 哪一種房型還剩幾天，由多到少排序
- 可補名單 該月預產期的未成交客戶，可以優先追
獎金結算
- 每位業務的獎金明細，點姓名可展開看是哪幾筆
- 退訂扣回也會列出明細
- 異常提醒 例如有簽約未指定業務、退訂未登記金額，可直接點進去處理
- 確認無誤後可以鎖定該月，之後改資料不影響已結算的數字
漏斗總覽
看轉換狀況：多少人詢問、多少人參觀、多少人簽約，以及各個管道的成效。
常見問題
這裡沒有的，直接問我們。
您的使用回饋會直接影響後續調整。
機構設定
方案
房型
其他需求選項
員工
聯絡紀錄分類
房間 / 床位數
滿意度問卷連結
官網預約表單連結
我的 LINE 登入綁定
房號清單
國定假日
預設定金
分館設定
獎金規則
合約設定
{產婦姓名}{預產期}{生產方式}{生產醫院}{入住日}{退房日}{天數}{房型}{方案}{總金額}{定金}{尾款}{定金到期}{尾款到期}{付款方式}{審閱日}{甲方姓名}{與產婦關係}{身分證字號}{甲方地址}{甲方電話}{緊急聯絡人}{機構名稱}{代表人}{機構電話}{機構地址}
其他自訂的 {…}（如 {其他約定}）會在匯出時讓你逐筆填寫、並存回該筆。